Для большинства руководителей и собственников компаний бухгалтерия — это скучный темный лес, в который не хочется погружаться и лучше кому-нибудь передать, чтобы вообще не думать о том, что там делает бухгалтер. Главное, чтобы отчеты сдавались, налоговая не приставала, а сумма налогов была нужной.
Поэтому бухгалтеры работают, как умеют, а о проблемах в учете руководство узнает по факту – при получении акта выездной или камеральной проверки с крупными доначислениями, либо при блокировке счета, когда деятельность компании становится парализована.
Оставить важный бизнес-процесс компании на самотек без должного контроля — одна из очень частых ошибок предпринимательской деятельности.
Чтобы долги перед бюджетом, несданные декларации, неправильно рассчитанные налоги, отсутствие первички и прочие «мелочи» не стали для директора неприятной неожиданностью, нужно проверить бухгалтера. Причем делать это стоит регулярно.
Стратегия ведения бизнеса, его цели и задачи, поиск и привлечение клиентов и сотрудников, упаковка и продвижение ваших продуктов – это главные заботы руководителя, но без надежного тыла в виде бухгалтерии все это может в один прекрасный миг обнулиться.
Если вы ищете бухгалтера в штат или передаете бухгалтерию на аутсорсинг – у вас в обязательном порядке должны быть точки контроля, по которым вы сможете принять результат работы и понять, что с вашей бухгалтерией все в порядке.
Ошибки и проблемы с бухгалтерией обычно выявляются с отложенным эффектом.
Например, бухгалтер допустил ошибку, из-за которой у компании потом будет больше налогов или штраф от налоговой. В течение пары лет ошибку может быть не видно, налоговая не трогает и кажется, что все хорошо. Потом бухгалтер уволился. Приходит другой бухгалтер и вдруг требование от налоговой.
Если вы платите «приятную» для себя сумму налога и вас не трогает ФНС, то это не значит, что в вашей бухгалтерии все в порядке и налоговая не начнет проверять вашу компанию через год или два.
В этой статье расскажем, как руководителю и собственнику компании контролировать бухгалтерию, не имея специальных знаний.
Доступ к учетной системе
В самом распространенном случае бухгалтерский учет ведется в программе 1С:Бухгалтерия (последняя версия этой программы – 8.3).
Учетная система 1С может быть локальной (установленной на конкретном компьютере (сервере) или облачной, которая расположена на сервере в дата-центре, а все сотрудники подключаются к ней через интернет.
Если локальная система установлена на компьютере бухгалтера, тем более работающего удаленно, то велика вероятность потери данных, если бухгалтер захочет уйти. Он может просто не передать вам базу, придется восстанавливать данные учета, а это трудоемкий и дорогостоящий процесс.
Мы рекомендуем использовать облако, это удобнее и дешевле, чем делать собственный сервер на арендованном или собственном сервере особенно для небольших компаний. Есть множество сервисов, которые предоставляют облачные программы 1С: 1С Fresh, Scloud и другие. Перед выбором сервиса внимательно изучите ограничения и условия.
При использовании облачной версии программы не будет привязанности к определенному компьютеру и конкретному бухгалтеру. Вероятность потерять данные будет низкой, а за сохранность данных будут отвечать it-специалисты дата-центра, которые обладают специальными знаниями и современным оборудованием.
Нашим клиентам на БухОбслуживании мы в рамках тарифа (без дополнительной платы) предоставляем доступ к облаку 1С:БухОбслуживание. В нем множество полезных функций для организации и контроля работы бухгалтера, а это значит, что риск ошибок значительно снижается.
Для компаний, у которых есть своя бухгалтерия рекомендуем использовать сервис 1C:Fresh. Он отлично подходит для ведения учета в небольших компаниях.
Кроме того, в облачных сервисах есть возможность сразу подключить систему управленческого или товарного учета для удобства работы продавцов и менеджеров и возможности ведения финансового учета.
При больших размерах базы облачные сервисы начинают тормозить, но всегда есть возможность перенести данные на собственный выделенный сервер в дата-центре.
Если у вас тяжелая база 1С, то арендуйте выделенный сервер с 1С — это ваш сервер, где расположена ваша база 1С к которой можно подключиться через интернет.
Покупать железо и делать собственный сервер в дата-центре — дорогой вариант с точки зрения капитальных вложений. Такой вариант подойдет крупным компаниям, которым нужна собственная IT инфраструктура.
Важно!
Если бухгалтер отказывается показать базу, либо ссылается на сложность ее передачи для проверки – бейте тревогу! Наверняка учет ведется некорректно, либо не ведется вовсе. А значит, компания рискует не пройти налоговую проверку. Кроме того, если бухгалтер уволится, возникнут проблемы с передачей дел новому бухгалтеру, и наверняка придется восстанавливать учет.
Обновляйте 1С и используйте последние версии 1С
Если вы не обновляете 1С, то можете упустить важные изменения в законодательстве, которые могут повлиять на сумму налогов компании.
При использовании облачной программы 1С обновление происходит автоматически без вашего участия и дополнительной платы.
При использовании локальной версии программы 1С на собственном сервере необходимо заключить договор комплексного сопровождения с партнером фирмы 1С для получения обновлений без нарушения лицензионных прав, а также придется самостоятельно устанавливать обновления.
Убедитесь в наличии копий бухгалтерской базы (бэкапов)
Бэкап — это копия бухгалтерской базы. Если не делать периодические сохранения, то есть вероятность, что данные будут безвозвратно утеряны, либо придется потратить много времени и средств, чтобы вернуться к прошлой версии.
В этом случае у компании могут возникнуть немалые дополнительные расходы на восстановление учета.
Делайте бэкапы каждый день, каждую неделю, месяц, квартал и год. Настройте автоматическое создание бэкапов и копирование данных на независимые отказоустойчивые сервера. Например, 1 бэкап сохраняется на сервер, где находятся базы 1С, а второй бэкап на другой сервер, где хранятся корпоративные данные компании.
Хороший бухгалтер знает, как важно иметь резервные копии базы и умеет их делать.
Мы настраиваем бэкапы у всех наших клиентов.
Сформируйте отчет "Экспресс-проверка"
Если нужно проверить бухгалтера, самое простое – это открыть бухгалтерскую базу и сделать “кспресс-проверку ведения учета.
Для этого в программе 1С:Бухгалтерия в меню «Отчеты» надо выбрать пункт «Экспресс-проверка» как показано на рисунке ниже.
Сначала нажмите кнопку “Показать настройки”
и убедитесь, что установлены все галки для проверки.
Выберите период, который хотите проверить, и нажмите “Выполнить проверку”.
Если в учете есть ошибки, то программа их выдаст. Попросите бухгалтера их исправить, ведь ошибки в учете могут привести к ошибкам в расчете налогов, а значит возможны доначисления, пени и штрафы.
Предложите бухгалтеру выполнять такую проверку регулярно и периодически проверяйте результат.
Контроль наличия первичных документов
Первичные документы — это основа бухгалтерского учета и вашей суммы налога. Все записи в бухгалтерском и налоговом учете производятся на основе оригиналов документов, они же служат основой для расчета налогов. Если нет документа, то вы не сможете подтвердить расход и уменьшить налоги.
При этом документы должны быть правильно оформлены: должны быть все необходимые реквизиты, подписи и печати со стороны заказчика и исполнителя.
Также бумажные документы потребуется архивировать в папки по строгому регламенту, чтобы в дальнейшем можно было найти нужный документ с наименьшими затратами по времени.
Мы рекомендуем сканировать оригиналы документов и прикреплять их в базу 1С, тогда вы легко сможете найти и предоставить копию документа по требованию.
Все сканы первичных документов, полученные от наших клиентов на БухОбслуживании мы всегда прикрепляем в программу.
Тем более с помощью сервиса 1С: Распознавание документов ввод первички облегчается, в дело вступает искусственный интеллект, затраты на ввод документов в базу 1С значительно снижаются, также снижается количество ошибок.
Но сначала оригиналы документов придется собрать. Если у вас не настроен ЭДО, то сбор первичных документов - это дополнительная проблема. Если бухгалтер не спрашивает у вас про отсутствующие документы, то это тревожный сигнал, скорее всего записи в учете производятся без оригиналов документов или не производятся вовсе, а это значит, что вы не сможете их предоставить по запросу в подтверждение расходов. Расходы снимут, доначислят налоги, пени и штрафы.
Для компании пренебрежение в получении оригиналов документов — серьезный риск. Контрагент может уйти с рынка или не захотеть давать документ еще раз, если к вам придет налоговая и запросит документы, которых у вас не окажется.
В современном мире собирать документы стало значительно проще. Теперь это возможно сделать с помощью ЭДО (электронного документооборота). Получить и подписать электронной подписью документы можно в несколько кликов, а если использовать сервис 1С:ЭДО, то электронный документ легко связать с документом в базе 1С. Тогда его можно быстро найти и отправить по запросу.
Наши специалисты легко помогут настроить ЭДО.
А нашим клиентам на БухОбслуживании ежемесячно направляется список недостающих документов, бухгалтеры помогают понять каких документов не хватает для корректного учета, достоверной отчетности и максимального снижения налоговой нагрузки.
Ежемесячный контроль суммы налогов
Хороший бухгалтер ежемесячно рассчитывает сумму налога и составляет список документов, которые нужно собрать, чтобы уменьшить сумму налога к уплате.
Такой отчет мы направляем нашим клиентам.
Это позволят вам спрогнозировать размер налога и заранее подготовить необходимые суммы. Если вы вовремя не заплатите налоги, то вам будут начислять пени.
Также ежемесячная сумма будет являться «отчетом» бухгалтера, что он провел в базе 1С все необходимые действия и закрыл месяц.
Закрытие месяца — автоматическая операция в 1С, которая рассчитывает себестоимость продукции или услуг, прибыль, суммы налогов к уплате.
Эта операция является завершающей и проводится только после корректного ввода всех первичных документов, проверки и проведения всех необходимых бухгалтерских процедур.
Закрытие месяца придется делать снова и снова, если процесс сбора первичных документов не налажен. Например, бухгалтер сделал закрытие месяца, предоставил вам текущую сумму налога к уплате и список документов, которые нужно собрать, чтобы уменьшить сумму налогов.
После того, как вы соберете документы, бухгалтер вводит их в 1С и снова запускает все проверки, регламентные процедуры и закрытие месяца — получает обновленную сумму налога к уплате (как правило меньше) и новый список документов, если некоторые документы не были предоставлены.
Просите своего бухгалтера ежемесячно предоставлять вам ожидаемые суммы доходов, расходов, прибыли и налогов, а также список недостающих документов. Так вы сможете легальными способами снижать суммы налогов, планировать налоговые платежи и выплаты собственникам (дивиденды).
Если ваш бухгалтер предоставляет вам такие отчеты, то это означает, что он работает)
Сдача отчетности
В большинстве случаев отчетность сдается электронно. Фактом подтверждения сдачи отчетности является квитанция, полученная от налоговой или фондов. Отчетность и квитанции могут храниться в электронном виде прямо в программе 1С или в стороннем сервисе (Контур, СБИС и т.п).
Проверьте, что вся отчетность вашей компании с квитанциями действительно хранится в электронном архиве.
Если отчетность сдается прямо из программы 1С через сервис 1С:Отчетность, то в программе 1С:Бухгалтерия в меню «Отчеты» надо выбрать пункт «Регламентированные отчеты» как показано на рисунке ниже.
а список отчетов должен выглядеть так:
Если нажать на слово “Сдано”, то там будут все этапы приема деклараций, не должно быть красных строк и ошибок.
Отчетность наших клиентов на БухОбслуживании мы контролируем с помощью сервиса Контроль сдачи отчетности, который собирает информацию из всех баз клиентов в одном окне.
Если используются сторонние сервисы сдачи отчетности, то в них тоже есть подобные таблицы.
Попросите вашего бухгалтера показать как пользоваться этими таблицами для контроля.
Сверка с налоговой
Иногда возникает ситуация, когда налоги уплачиваются и отчетность сдается, а у налоговой стоит долг по компании — как-будто компания не платила налоги. Это может быть техническая и/или человеческая ошибка, как со стороны бухгалтерии, так и со стороны налоговой.
Поэтому важно периодически сверяться с ИФНС, чтобы удостовериться, что все налоги правильно учитываются в налоговой и у компании нет задолженности.
Раньше проводить такую операцию достаточно было 1 раз в квартал, спустя 20 рабочих дней после уплаты квартальных налогов.
В этом году в связи с введением ЕНП (единого налогового платежа) и ЕНС (единого налогового счета) проводить сверку нужно несколько раз в месяц:
- после отправки отчетности и новой формы Уведомлений, чтобы убедиться, что начисление налогов корректно загрузилось в программу ИФНС;
- после уплаты налогов, чтобы убедиться, что на ЕНС нулевое сальдо и вам не заблокируют расчетный счет.
Это связано с недоработкой программного обеспечения ИФНС. Они конечно работают над своей программой, находят и исправляют ошибки, но вам будет не легче, если из-за технических ошибок ИНФН или невозможностью бухгалтера разобраться с нововведениями вы не сможете участвовать в торгах или получить кредит, субсидию или лицензии.
А с сентября 2023 года ИФНС планирует начать применять меры по взысканию недоимки и будет неприятно, если после уплаты всех налогов у вас их повторно спишут с расчетного счета. Понятно, что потом разберутся и вернут, но своими деньгами вы не сможете воспользоваться некоторое время, а в бизнесе время - это деньги.
В личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС раздел ЕНС выглядит так:
Попросите вашего бухгалтера объяснить цифры на ЕНС.
Выводы
Не стоит оставлять бухгалтерию без контроля, ведь это ваш бизнес и рано или поздно ошибки в учете могут негативно повлиять на деятельность компании.
Что можно предпринять для контроля:
- Получите доступ к вашей учетной базе.
- Проверяйте установку последних версий программ 1С и следите за тем, чтобы регулярно формировались резервные копии баз 1С. Хотя бы каждую неделю и каждый раз после сдачи отчетности.
- В базе 1С сформируйте отчет “Экспресс-проверка” и убедитесь в отсутствии ошибок.
- Проверяйте (хотя бы выборочно) наличие корректно оформленных оригиналов первичных документов или подписанных электронных документов, поступивших по ЭДО.
- Получайте каждый месяц таблицу с рассчитанной суммой налога на данный момент и списком документов, которые нужно собрать, чтобы уменьшить сумму налога.
- Проверяйте сданную отчетность в системе электронной сдачи отчетности (прямо в программе 1С, СБИС, Диадок и т.п.)
- Получайте ежемесячно данные о сверке с налоговой.
Также вы можете заказать Экспресс-аудит или Аудит лицевого счета ФНС в нашей компании.
Эксперты подготовят для вас отчет о наличии или отсутствии ошибок, предложат варианты решения имеющихся проблем.
